Durch nicht abgerufene Rücklagen für die Romfahrt des Josephinums war es dem Freundeskreis in den vergangenen Jahren möglich, recht großzügig Projekte auch mit größeren Summen zu unterstützen. Nun ist diese finanzielle Reserve ziemlich abgeschmolzen, so dass jetzt wieder ausschließlich aus dem geschöpft werden kann, was per anno über Mitgliedsbeiträge und Spenden in die Kasse kommt. Es ist nicht mehr selbstverständlich, dass alles, was beantragt wird, auch so durchgewunken wird. In seiner letzten Mitgliedersammlung hat der Freundeskreis grundsätzliche Vergabeeckpunkte beschlossen, um auch weiterhin seinen originären Aufgaben nachzukommen.

1. Es gibt zukünftig eine Maximalförderung von 1000 Euro pro Projekt pro Schuljahr und entsprechender Kassenlage. Der Kassenbestand darf nicht komplett ausgeschüttet werden. Eine ausreichende Summe für Notfälle (soziale Härtefälle etc.) muss in der Kasse verbleiben.

2. Anträge auf Förderung sind bis zu den Herbstferien zu stellen.

3. Nach den Herbstferien tagt der Vergabeausschuss – hier wird vor allem auch über größere Summen entschieden (Schutz des Vorstandes).

4. In dringenden Ausnahmefällen und bis zu einer Größenordnung von 300 Euro entscheidet der Vorstand.

5. Förderbeträge müssen durch Rechnungen/Quittungen belegt werden. (Vorschusszahlungen sind möglich, Rechnungen/Quittungen müssen dann nachgereicht werden). Gelder, die nicht benötigt werden (nicht belegt werden können), müssen zurückgezahlt werden. (Ausnahmen sind bei sozialen Härtefällen möglich.)

6. Sollte ein Antrag die beschlossene Maximalförderung deutlich überschreiten, muss die Mitgliederversammlung über die Differenz entscheiden (tagt jeweils im Mai). Im Rahmen der Mitgliederversammlung trifft sich auch der Vergabeausschuss. Zu diesem Termin besteht noch einmal die Möglichkeit, einen Antrag auf Fördergelder zu stellen.

7. Es besteht kein Anspruch auf die volle beantragte Summe. Generell sind Teilbezuschussungen möglich. Die Entscheidung liegt beim Vorstand/Vergabeausschuss.

8. Gerade bei größeren Summen ist eine komplette Kostenplanung des Projekts vorzulegen, aus der auch hervorgeht, inwieweit andere Fördermittel (wie z. B. Josephinerverein) eingeplant sind oder in Anspruch genommen werden und wie erzielte Einnahmen verrechnet wurden. Dies hat etwas mit gerechter Verteilung zu tun (3000 Euro vom Freundeskreis und 3000 Euro aus anderen Fördertöpfen sind mal schnell 6000 Euro – andere stellen Anträge von 12,42 Euro und schämen sich schon fast dafür).

9. In dringenden Fällen oder bei Unsicherheiten über Sinn und Höhe trifft sich der Vergabeausschuss oder berät sich per E-Mail oder Telefon.

10. Das Antragformular für Zuschüsse soll bei IServ (Schulnetztwerk des Josephinums) eingestellt werden. Alle Anträge sind per Mail über die IServ-Adresse des Freundeskreises einzureichen - das erhöht mit Sicherheit auch die Lesbarkeit der Anträge. Rechnungen, Kassenbelege, Abrechnungen können eingescannt angehängt oder über den Beisitzer der Schule im Freundeskreis weitergeleitet werden. Die Anträge gehen direkt per Mail an den Vorstand.